Kurzübersicht
Mit Adobe Acrobat (Writer), sowie auch mit anderen Softwarelösungen, lassen sich PDF-Formulare erstellen. PDF Formulare stellen sich wie Papier-Formulare dar, werden aber an PCs, Tablets, Smartphones, … ausgefüllt. Die so erfassten Formulardaten werden im PDF-Dokument mit abgespeichert.
Damit lassen sich Daten auch vor Ort, bspw. von einem Außendienstmitarbeiter, erfassen. Dabei kann jede Geräteplattform zum Einsatz gelangen, für die Adobe einen Acrobat Reader zur Verfügung stellt – also alle relevanten Plattformen.
Damit die so erfassten Daten auch ins Zielsystem gelangen, müssen die Formulardaten ausgelesen und übertragen werden. Das ist eine der Aufgabenstellungen bei den iBeamPDF maßgelblich unterstützen kann.
Hintergrund
PDF Formulare lassen sich auf vielfältiger Weise erstellen. Hier werden drei verschiedene Vorgehensweisen dargestellt:
PDF Formulare „gut“
Mit dem kostenlosen OpenOfficeWriter lässt sich ein XML-Formular-Dokument erstellen und im Anschluss nach PDF konvertieren. Diese Formulare können von den Adobe-PDF-Programmen auf allen Plattformen vollständig bearbeitet werden. Auch einige andere PDF-Programme, bspw. die Vorschau auf dem Mac, können mit solchen Formularen umgehen.
Diese Formulare bieten aber wenig Sicherheit und Komfort während der Erfassung. Der 32.01.2015 kann nicht als fehlerhaftes Datum erkannt werden, ein Steuerelement zur Datumsauswahl ist nicht vorhanden.
PDF Formulare „besser“
Mit Adobe FormsCentral, Bestandteil des Adobe Acrobat Pro, Preisliga mehrere hundert Euro, lassen sich besonders komfortabel PDF-Formulare erstellen. Diese Formulare sollten von allen Adobe-PDF-Programmen auf allen Plattformen vollständig bearbeitet werden können, dem ist aber (im Moment) nicht so. Windows, auch Windows RT, Mac und iOS funktionieren problemlos, auf Android verabschiedet sich die Adobe-Software gerne mit einem kompletten Absturz. Andere PDF-Programm, bspw. die Vorschau auf dem Mac, können mit solchen Formularen eingeschränkt umgehen.
Nunmehr finden schon während der Erfassungen ein paar grundsätzliche Prüfungen statt. Der 32.01.2015 wird als ungültiges Datum abgelehnt, eine Email-Adresse mit syntaktischen Fehlern ebenfalls. Pflichtfelder können besonders markiert werden. Ein Steuerelement zur Datumsauswahl ist nicht vorhanden. Auf Android hat Adobe das bereits implementiert, aber leider läuft die Software dort selbst nicht rund.
PDF Formulare „am besten“
Jedes PDF Formular lässt sich punktuell weiter verbessern – Javascript ist hier das „Zauberwort“. Hiermit können Formulare bei Bedarf auch um ganz spezifische Prüfungen und Erweiterungen angereichert werden. Hierzu ist sehr spezifisches Know-how notwendig. Es gibt auch fertige Erweiterungen, diese funktionieren aber häufig nur auf Windows-Plattformen. Eine solche Erweiterung, bspw. der „Calendar Picker“ von FormRouter, lässt sich eindeutschen und dann an die Datumsfelder drangehängt.
iBeamPDF
Nach welcher Methode die Formulare auch immer erstellt und erfasst wurden, irgendwann sollten die Daten in das Zielsystem. Dazu müssen die bearbeiteten Formulare erst einmal vom Endgerät auf den Server. Hierzu gibt es vielfältige Möglichkeiten. Mit iBeamPDF bspw. kann die Übertragung per Browser vom Endgerät auf den Server erfolgen.
Sind die Formulare auf dem Server, gilt es die Formular-Daten zu extrahieren – anderenfalls müssten diese manuell im Zielsystem erfasst werden. Auch hier leistet iBeamPDF treue Dienste, liest die Daten aus den PDFs aus und überträgt sie ins Zielsystem – in die dortige Datenbank, ins Dateisystem als XML, CSV, oder …
Unter Umständen macht der Einsatz von iBeamPDF auch ganz zu Anfang schon Sinn. PDF Formulare können mit iBeamPDF auch generiert werden! Beispielsweise könnte für die Inventur von Kommissionsware Artikel und Soll-Menge schon vorgegeben werden, es wäre dann vor Ort nur noch die Ist-Menge einzutragen.
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